Qué es un sistema de gestión de alquiler de autos y cómo elegir el adecuado

¿Qué es un sistema de gestión de alquiler (RMS)?

Un sistema de gestión de alquiler, o RMS (Rental Management System), es el software donde una rentadora de autos administra todo su negocio: reservas, disponibilidad de la flota, contratos, cobros, depósitos, clientes, mantenimiento y reportes.

Su objetivo es que la información se capture una sola vez y acompañe a la renta de principio a fin: de la cotización a la reserva, de la reserva al contrato y del contrato a la devolución, sin hojas de cálculo ni mensajes sueltos.

Funciones indispensables

• Calendario de flota con disponibilidad real por unidad y por categoría, para no vender un auto que no está.
• Contratos digitales con inspección de la unidad, fotos y firma del cliente en pantalla o desde su celular, en español e inglés.
• Cobros, depósitos en garantía, pagos parciales y enlaces de pago en línea ligados a cada reserva.
• Expediente de cada auto: pólizas, servicios, kilometraje y documentos con alertas de vencimiento.
• Ficha del cliente con su historial, saldos a favor y adeudos.
• Roles y permisos para que cada persona del equipo vea y haga solo lo que le corresponde.
• Página web con motor de reservas conectada al sistema, para vender directo sin comisiones.

¿Cuánto cuesta un RMS en México?

• Existen dos modelos de cobro: por auto (una tarifa mensual por cada unidad de la flota) y por paquete (un precio fijo según el tamaño de la operación).
• El cobro por auto parece barato al inicio, pero sube con cada unidad que agregas y cambia mes con mes. El precio fijo por paquete te deja saber exactamente cuánto pagarás aunque tu flota suba o baje con la temporada.
• En GW Mobility 360 los planes empiezan en $1,800 MXN al mes con usuarios ilimitados, y el análisis, la migración de datos y la capacitación no tienen costo.

Qué preguntar antes de contratar

• ¿El precio cambia si agrego autos o usuarios? ¿Hay plazo forzoso?
• ¿Quién migra mi información actual y cuánto cuesta? ¿La capacitación tiene costo?
• ¿El soporte es en español, por WhatsApp y con personas que entienden la renta de autos?
• ¿Puedo manejar varias marcas o sucursales en una sola cuenta?
• ¿Mis datos están separados de los de otras agencias y puedo descargarlos cuando quiera?

Cómo saber si ya lo necesitas

Si alguna vez rentaste dos veces el mismo auto, perdiste un cobro entre turnos, no pudiste comprobar un daño al regreso o dependes de una sola persona para saber qué auto está libre, tu operación ya necesita un sistema.

Preguntas frecuentes